3. Tổ chức ban hợp ca

1. Tổ chức chuyên môn

Hoạt động chuyên môn của một ban Hợp ca, một ca đoàn, là hoạt động âm nhạc. Trong lãnh vực âm nhạc, người ca trưởng là người lãnh đạo chuyên môn, điều khiển mọi hoạt động liên quan đến khâu trình tấu. Vì thế, người ca trưởng phải biết cách tổ chức ca đoàn về mặt chuyên môn của mình.

1.1. Tuyển chọn Ca viên và xếp giọng hợp ca : Người ca trưởng muốn thành lập ca đoàn, hoặc muốn bổ sung ca viên cho một ca đoàn có sẵn, đều phải biết cách “kiểm vấn” người mới muốn gia nhập ca đoàn và xác định loại giọng để xếp đúng bè hợp ca :

a. Kiểm vấn về sự nhạy bén đối với cao độ và tiết tấu bằng cách cho “nhái âm”, tức là mình hát hay ngâm nga một giai điệu ngắn vừa, với tiết tấu rõ ràng, rồi người được kiểm vấn lặp lại (nhái lại) càng đúng cao độ và tiết tấu như mình đã hát càng tốt. Nếu không nhái được cao độ thì không nên nhận vào ca đoàn. Nếu kém về tiết tấu thì còn có thể huấn luyện từ từ được, nhưng cũng không nên nhận nếu không có chất giọng tốt.

b. Cho hát một bài quen thuộc, qua đó ca trưởng có thể xác định được loại giọng (xem Thanh nhạc 2) và đánh giá được chất lượng âm thanh của giọng hát. Nếu giọng hát tương đối khả quan, trên mức trung bình, thì ca trưởng có thể cho làm ca viên tuỳ theo nhu cầu nhân sự của ca đoàn hiện có (hát hợp ca không chuyên không thể đòi hỏi chất giọng thật đẹp, thật đặc sắc như trong ca hát chuyên môn được).

1.2. Xếp chỗ cho ca viên :

a. Chỗ đứng của toàn ca đoàn với 4 bè hợp ca dị giọng có thể xếp theo sơ đồ sau :  

 Giọng cao bên trái

 Giọng trầm bên phải

Giọng nữ trước, giọng nam sau

Nếu mỗi bè phải tách ra hai bè nhỏ, thì giọng cao hơn đứng phía bên trái (T1, S1, B1, A1), còn giọng hát trầm hơn đứng phía bên phải (T2, S2, B2, A2).

b. Chỗ của từng ca viên trong mỗi bè : nên xếp người hát vững đứng xen kẽ với người hát không vững, nhất là đứng ở giao điểm của hai bè khác nhau. Ngoài ra, nếu hoàn cảnh cho phép, cũng phải lưu ý đến chiều cao của ca viên : Người cao đứng ngoài, người thấp đứng trong, sắp xếp sao để khi đứng lên trông cho vừa mắt.

1.3. Con số ca viên trong từng bè :

a. Không có con số nhất định nào cho từng bè, từng ban. Tất cả là tuỳ theo chất lượng giọng hát của từng ca viên trong từng bè, làm sao khi hát lên âm lượng chung của ca đoàn được cân bằng.

b. Do đó ca trưởng cần lưu ý mấy điểm cơ bản sau :

- Giọng Nam thường khoẻ hơn giọng Nữ, nên thường Nữ đông hơn Nam

- Giọng Nữ cao thường phải đảm nhận giai điệu chính của bài nhạc, nên thường Nữ cao nhiều hơn Nữ trầm

- Giọng Nam trầm thường giữ phần nền của hoà âm nên cần đề cao hơn giọng Nam cao.

c. Để có một ý niệm về tương quan giữa con số ca viên trong mỗi bè, ta có thể tham khảo tác giả Félix Raugel [8] phân chia các bè trong một ban Hợp ca gồm 50 ca viên như sau :

10 Nam cao                                          14 Nam trầm

14 Nữ cao                                            12 Nữ trầm

Năm 1936, Ban Hợp ca nổi tiếng của Kịch viện thành Vienne (Opéra de Vienne, Áo quốc) gồm 101 ca viên được phân chia như sau :

24 Nam cao (14 + 10)                          23 Nam trầm (12 + 11)

31 Nữ cao (20 + 11)                             23 Nữ trầm (10 + 13)

d. Về mặt tổ chức, cần chỉ định : một Trưởng bè và nếu cần một Phó bè, để hỗ trợ cho ca trưởng. Những người này cần có giọng hát tốt và khả năng âm nhạc vững chắc, để phụ giúp tập bè khi cần, nhất là để nâng đỡ, dẫn dắt giọng hát của bè mình, nhắc nhở nhau trong khi tập dượt cũng như khi trình tấu. Trưởng, Phó bè kiếm soát chỗ đững ổn định của ca viên trong bè mình.

1.4. Ca mục và Bài bản : Trong sinh hoạt chuyên môn của ca đoàn, khi đã có đầy đủ ca viên rồi thì ca trưởng phải nghĩ đến các bài hát để tập cho ca đoàn. Không phải hát bất cứ bài nào, nhưng ca trưởng phải chọn bài hay và phù hợp với khả năng ca đoàn cũng như phù hợp với yêu cầu của Phụng vụ.

a. Ca mục là danh sách các bài hát mà ca trưởng phải chọn cho các ngày lễ trong năm : đặc biệt là các lễ Mùa Vọng, Mùa Chay, Mùa Phục Sinh, Tết Nguyên Đán, các lễ trọng, lễ kính, các lễ Bổn mạng, các lễ Thêm sức, Hôn phối, Tạ ơn … Ca trưởng phải chuẩn bị xa, lo chọn trước, hoặc nhờ các ca viên giới thiệu trước cho mình. Sau chu kỳ ba năm là có thể có một ca mục khá ổn định cho các ngày lễ chính. Sau mỗi lễ hát, nên lượng định xem bài nào hát được, bài nào không nên hát nữa. Bài hát được thì đem vào ca mục. Bài không nên hát, thì lo tìm bài khác để thay thế.

b. Khi đã có ca mục, thì phải lo đến khâu bài bản, nghĩa là làm cách nào để có bài cho ca viên hát :

- hoặc là chia nhau ra chép thành nhiều bản,

- hoặc sao chụp lại,

- hoặc chép vào cuốn sách lớn để xem chung …

Khâu bài bản này nên giao cho một nhóm ca viên phụ trách (nhóm Phụng vụ, xem phần 2).

1.5. Huấn luyện ca viên : Muốn ca viên đáp ứng được những đòi hỏi về nghệ thuật của ca hát, ca trưởng cần phải huấn luyện ca viên mình về âm nhạc (nhạc lý + xướng âm), về thanh nhạc, về phụng vụ Thánh nhạc (có thể nhờ Cha xứ hay một ai khác chuyên môn về Thánh nhạc giúp đỡ nếu chính ca trưởng không tự mình làm được).

Ca viên càng hiểu biết về âm nhạc, thanh nhạc, thánh nhạc … thì càng tiếp thu và thể hiện tốt ý định của ca trưởng. Nhờ đó công việc tập dượt của ca trưởng sẽ mau mắn, nhẹ nhàng hơn.

1.6. Một số trường hợp xử trí[9] : Khi thành lập một ca đoàn mới, hoặc khi được cử ra để đảm trách một ca đoàn có sẵn thay cho một ca trưởng khác, thì ngườc ca trưởng  mới phải coi ca đoàn đó như là một ca đoàn mới đối với mình, nghĩa là thế nào cũng có những uốn nắn, sửa chữa, bổ sung, tăng cường để làm cho ca đoàn tiến thêm. Nhưng nên chú ý đến các điểm sau :

a. Khi mới được giao một ca đoàn, đừng vội vàng thay đổi hay đưa ra các quyết định sớm quá. Nên quan sát, tìm hiểu tình hình trước đã. Nên tạm “đi đôi giày của ca trưởng trước mình”

b. Nếu có thay đổi gì, nên cắt nghĩa lý do tại sao, chứ không nên chỉ trích lề lối cũ.

c. Nên tập một vài bài hay mà mình thích, và biết chắc là có hiệu quả trên ca viên.

d. Những điểm tích cực thấy được nơi ca đoàn thì nên dành cho ca trưởng cũ, các khuyết điểm thì không nên đổ lỗi cho ai cả.

e. Tăng cường tiếp xúc nhân bản (ngoài âm nhạc), để hiểu biết con người ca viên, gia đình, thói quen, sở thích của họ …

f. Dùng phương pháp trực tiếp (xem bài Tập dượt) để dễ có tiếp xúc cá nhân.

1.7. Uy tín của người ca trưởng : một phần là do khả năng chuyên môn của mình (hiểu biết về âm nhạc, biết huấn luyện, chọn bài, dọn bài, tập dượt, điều khiển …)  và một phần khác không kém quan trọng là do khả năng giao tiếp gây được sự thiện cảm nơi ca viên. Linh mục Pierre Kaelin nói : Ca trưởng vừa là “cái đầu” vừa là “con tim” của ca đoàn. Cái đầu, với tư cách là một người lãnh đạo chuyên môn trong lãnh vực hợp ca. Con tim, với tư cách là người tạo được thiện cảm đối với ca viên, liên kết các ca viên bằng những tương quan bằng hữu, thân ái, từ đó đem lại niềm vui cho sinh hoạt hợp ca.

1.8. Sơ đồ tổ chức chuyên môn :

2. Tổ chức hành chánh

2.1. Tự nó, tổ chức chuyên môn (Ca trưởng – Bè trưởng – Ca viên), với các sinh hoạt thường xuyên như tập hát và hát lễ hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng, có đủ sức để nuôi dưỡng và duy trì một ca đoàn hoạt động lâu dài, nếu người ca trưởng có bản lãnh , có chuyên môn, biết chú ý đến đời sống tinh thần của từng ca viên. Nhưng trong thực tế, ca trưởng nên có sự hỗ trợ của một ban điều hành để linh hoạt đời sống ca đoàn với những sinh hoạt phụ trội khác, gọi là tổ chức hành chánh. Chúng tôi gợi ý một số điểm để ca trưởng tuỳ nghi tổ chức, nếu hoàn cảnh cho phép.

2.2. Trước hết, nên có những cố vấn tinh thần như Cha xứ hoặc Cha phó, hoặc Thầy xứ, hoặc Nữ tu … để nâng đỡ, khuyến khích, sửa dạy ca đoàn. Ngoài ra cũng nên có ban bảo trợ ca đoàn, gồm những người có uy tín trong giáo xứ, quan tâm đến âm nhạc. Các người bảo trợ sẽ nâng đỡ ca đoàn về mặt tinh thần cũng như vật chất.

2.3. Ban điều hành ca đoàn gồm một Đoàn trưởng, một hoặc hai Đoàn phó, một thư ký, một thủ quỹ. Ca trưởng cũng có thể được bầu để kiêm nhiệm chức vụ ca đoàn trưởng, nếu ca đoàn còn non trẻ. Đoàn trưởng cùng với Đoàn phó lo điều hành ca đoàn trong các sinh hoạt “ngoài âm nhạc”, nghĩa là ngoài những hoạt động thuần tuý âm nhạc, liên quan đến trách nhiệm của ca trưởng (như : huấn luyện, chọn bài, tập dượt, trình tấu).

Thư ký làm biên bản các buổi họp. Ghi chép sổ “nhật ký” của ca đoàn … Thủ quỹ lo bảøo trì và phát triển quỹ của ca đoàn, do đóng góp hoặc quà tặng …

2.4. Ban điều hành được sự cộng tác của các trưởng nhóm Phụng vụ, Sinh hoạt, Tông đồ và Âm thanh nhạc cu ï(ÂTNC).

a- Nhóm Phụng vụ phụ giúp ca trưởng để kiện toàn ca mục, để cung cấp bài bản và làm các công tác khác liên quan đến Phụng vụ, nếu có ( như dẫn lễ, đọc Sách Thánh …)

b- Nhóm Sinh hoạt chịu trách nhiệm về các sinh hoạt khác như mừng sinh nhật, mừng bổn mạng của ca viên, của ca đoàn, của các bảo trợ, cố vấn, của giáo xứ … Nói chung là các sinh hoạt vui tươi gây tình thân ái với nhau và với tha nhân (văn nghệ, cắm trại, picnic, liên hoan …)

c- Nhóm Tông đồ nhằm gây tinh thần tông đồ, xã hội nơi ca viên bằng các việc làm như thăm viếng, tương trợ ca viên và gia đình trong những biến cố vui buồn đặc biệt của họ (ốm đau, tang chế, cưới hỏi …). Gây ý thức tông đồ bằng cả việc xã hội : giúp đỡ người nghèo túng ngoài ca đoàn, ngoài xứ đạo … Động viên tinh thần ca viên, nhất là trong việc đi tập hát cho đúng giờ và đông đủ, vì tham gia ca đoàn cũng là một việc tông đồ.

d- Nhóm Âm thanh, Nhạc cụ lo về âm thanh, ánh sáng, nhạc cụ, bục đứng, giá nhạc… cho ca đoàn, nhất là trong những buổi lễ lớn, tổ chức ngoài trời … Đặc biệt về âm thanh, nên có vài ca viên hiểu biết để sắp đặt micro, điều chỉnh tăng âm cho phù hợp với ca đoàn và yêu cầu của hợp ca. Nếu ca đoàn dùng chung âm thanh với chủ tế, thì người điều chỉnh chung cũng nên đáp ứng điều chỉnh âm lượng và sắp xếp micro và loa theo yêu cầu của ca trưởng.

2.5. Các ca viên đều tham gia từ một đến hai nhóm nêu trên : riêng nhóm tông đồ nên chia các ca viên thành từng tổ theo địa dư để dễ liên lạc với nhau. Tổ trưởng có trách nhiệm liên hệ với các tổ viên để biết tình hình gia đình và bản thân của họ, để kịp thời thông báo lại với trưởng nhóm Tông đồ …

2.6. Ban điều hành nên có những buổi họp định kỳ hàng tháng, để kiểm điểm sinh hoạt tháng. Ban điều hành cùng với các Trưởng nhóm và phó nhóm làm thành ban điều hành mở rộng, nên có những buổi họp định kỳ hàng quý để sơ kết sinh hoạt, góp phần thăng tiến ca đoàn.

2.7. Sơ đồ tổ chức hành chánh :

2.8. Kết luận : Tổ chức hành chánh hỗ trợ cho tổ chức chuyên môn. Đó là một dịch vụ nhằm giúp ca đoàn hoàn thành tốt công tác chính của mình là tập để hát lễ, hát làm sao để “tôn vinh Thiên Chúa và thánh hoá các tín hữu”.

3. Tổ chức công việc

Dù với tư cách là ca trưởng, hay với tư cách là một ca đoàn trưởng hoặc một trưởng nhóm, người lãnh đạo nào cũng cần biết cách tổ chức công việc. Thường có 3 giai đoạn :

3.1. Giai đoạn chuẩn bị.

3.2. Giai đoạn thực hiện.

3.3. Giai đoạn đúc kết.

Trong mỗi giai đoạn, chúng ta sẽ xem xét :

- những việc phải làm,

- những khả năng trí tuệ,

- và những đức tính cần có của người lãnh đạo.

3.1. Giai đoạn chuẩn bị :  Đây là giai đoạn quan trọng quyết định sự thành công của công việc. Nếu chuẩn bị chu đáo thì có thể nói công việc đã được một nửa. Do đó, có người đã dám nói : “Lãnh đạo là tiên liệu”, nghĩa là chuẩn bị trước thật kỹ càng để xem công việc sẽ tiến triển theo hướng nào thì mới có những sự chuẩn bị xa hầu đáp ứng kịp thời với tình thế.

a. Các việc phải làm :

a.1. Xác định các yếu tố liên quan đến :

- Nội dung công việc : làm gì ? gồm những việc gì ? (What ?)

- Lý do và mục đích : Tại sao phải làm ? Làm để làm gì ? (Why ?)

- Nhân sự : Ai làm ? (người chịu trách nhiệm chính). Ai bảo làm ? (người ra lệnh, cấp trên). Làm với ai ? (cộng sự viên …) (Who ?)

- Cách thế và phương tiện : Làm như thế nào ? Bằng phương tiện nào ? (How ?)

- Nơi chốn : Làm ở đâu ? (Where ?)

- Thời gian : Lúc nào ? Trong bao lâu ? (When ?)

a.2. Xác định yếu tố nào có sẵn, không thể thay đổi được : thường “nội dung công việc” hoặc “lý do, mục đích” là yếu tố có sẵn, do cấp trên chỉ thị hay yêu cầu. Còn các yếu tố khác, có thể tuỳ nghi bàn bạc, thay đổi. Khi đã xác định rõ yếu tố nào có sẵn, thì ta sẽ từ đó mà khai triển các yếu tố còn lại cho phù hợp với yếu tố có sẵn đó.

a.3. Phân tích nội dung công việc, tức là liệt kê các việc phải chuẩn bị xa gần. Nên hội ý, tham khảo những người biết việc, có nhiều kinh nghiệm hơn mình trong lãnh vực này (tham khảo các chuyên viên).

a.4. Thâu tóm các việc tương cận vào một số khâu chủ yếu.

a.5. Phân công phân nhiệm : Tìm người có khả năng và có tinh thần trách nhiệm để giao cho họ đảm trách các khâu. Khi phân công cho các cộng sự viên, cũng cần phân nhiệm, nghĩa là phân chia trách nhiệm rõ ràng : họ có quyền hạn tới đâu ? Đối với ai ? Việc gì thì tự ý làm được ? Việc gì không tự ý làm được ? … Từ đó, hình thành sơ đồ tổ chức nhân sự cũng như tổ chức công việc theo hàng dọc cũng như hàng ngang.

a.6. Gặp gỡ với các cộng sự viên đã được phân công phân nhiệm : Gợi ý, đề nghị cách thức và phương thế thực hiện công việc. Người lãnh đạo cần trao đổi với các cộng sự viên, và không nên áp đặt một điều gì không thực sự cần thiết. Trái lại, khuyên họ nên tìm hiểu, hỏi han thêm để có thể hoàn thành công việc được giao phó cách tốt đẹp nhất.

a.7. Tiên liệu những giải pháp phòng hờ : Chính người lãnh đạo phải thấy trước những hoàn cảnh khác nhau có thể xảy đến, và trong mỗi hoàn cảnh “bất trắc” đó, mình đều nghĩ trước những cách đáp ứng kịp thời.

a.8. Lên lịch trình những việc phải xúc tiến trước hoặc sau : Định rõ thời gian bắt đầu chuẩn bị và thời gian phải hoàn tất, phải báo cáo lại, qua bảng “thời biểu tổng quát” các công việc chuẩn bị.

a.9. Phác hoạ chương trình chi tiết về chính công việc phải làm cùng với các cộng sự viên của mình.

a.10. Xúc tiến các việc phải chuẩn bị xa và ấn định những buổi gặp gỡ định kỳ để theo dõi và thông báo tiến trình chuẩn bị.

b. Khả năng trí tuệ của người lãnh đạo :

Trong giai đoạn chuẩn bị, người lãnh đạo phải biết “nhìn rộng” và “nhìn xa” :

b.1. Nhìn rộng : Để bao quát được nhiều khía cạnh của vấn đề, của công việc. Người lãnh đạo có thể mở rộng cái nhìn của mình nhờ tham khảo ý kiến của người khác (chuyên viên).

b.2. Nhìn xa : Để tiên liệu, để định hướng, để ngăn ngừa. Người lãnh đạo như “sống trước” các công việc sẽ thực hiện, nhờ khả năng nhìn về tương lai, đoán trước được hậu quả của các công việc, lường trước được phản ứng của tha nhân, cảm nhận trước được thành quả của công việc. Từ đó, tính toán trước được mọi việc để ứng phó kịp thời.

c. Đức tính của người lãnh đạo :

Trong giai đoạn chuẩn bị, người lãnh đạo cần những đức tính này hơn cả : Khiêm tốn, cầu tiến, đối thoại.

c.1. Khiêm tốn lắng nghe, tham khảo kẻ khác hầu mở rộng và kéo xa cái nhìn hạn hẹp của mình.

c.2. Cầu tiến là tinh thần tìm tòi, học hỏi để thăng tiến cũng như cải tiến bản thân. Trong khi làm việc chung với các cộng sự viên, tinh thần cầu tiến giúp người lãnh đạo dễ dàng tiếp nhận những ý kiến, đề nghị, sáng kiến hữu ích của kẻ khác, giúp cho công tác chuẩn bị được kỹ càng hơn.

c.3. Tinh thần đối thoại là tinh thần của người khiêm tốn và cầu tiến, ý thức mình không biết hết đầy đủ mọi việc, mọi chân lý, nên cần trao đổi, bàn bạc để làm sáng tỏ vấn đề, để chân lý được tỏ rạng hơn. Khi đối thoại là ở trong tư thế mình sẵn sàng bỏ ý kiến của mình để đón nhận ý kiến hay hơn, hợp hơn của kẻ khác. Khi làm việc chung với các cộng sự viên của mình, người lãnh đạo phải có tinh thần đối thoại, và biết cách đối thoại, để tạo sự hợp tác chân thành của các cộng sự viên.

3.2. Giai đoạn thực hiện :

Đây là giai đoạn không những chỉ làm việc với các cộng sự viên như Trưởng ban, Trưởng nhóm, Trưởng tổ … nhưng còn nên theo sát việc làm của mọi thành viên được chừng nào hay chừng nấy. Tuy nhiên, khi cần ra chỉ thị gì thì chỉ nên ra thông qua các Trưởng ban mà thôi.

a. Các việc phải làm :

a.1. Theo dõi diễn tiến công việc từ khởi đầu cho tới lúc kết thúc. Phải có sự hiện diện ở những thời điểm quan trọng hay ở những nơi có công tác quan trọng.

a.2. Đôn đốc, khích lệ để cho công việc tiến hành như dự liệu.

a.3. Điều chỉnh kịp thời khi có sai sót, chậm trễ.

b. Khả năng trí tuệ của người lãnh đạo :

Giai đoạn thực hiện đòi hỏi người lãnh đạo phải biết “nhìn chung” và “nhìn kỹ”.

b.1. Nhìn chung : là nhìn toàn thể, nhìn tổng hợp, nhìn bao quát được mọi công việc đang diễn tiến, xem có đồng bộ, kịp thời không. Người lãnh đạo không để bị lôi cuốn vào các tiểu tiết, các điều cá biệt, mà quên đi cái chính yếu, cái quan trọng phải hoàn thành.

b.2. Nhìn kỹ : là việc gì mình cũng phải để ý tới, nhất là thấy cho rõ, thấy cho tinh những điều hay cũng như những điều dở, điều đúng cũng như điều sai sót trong công việc làm của tất cả các khâu. Nếu có quá nhiều việc mà mình không theo dõi hết được thì phải giao trách nhiệm cho các Trưởng ban, Trưởng nhóm để thường xuyên tường trình cho mình về diễn tiến các công việc, hoặc nhờ người phụ tá của mình chia sẻ một phần công việc đôn đốc, điều chỉnh của mình.

c. Đức tính của người lãnh đạo :

Trong giai đoạn thực hiện, người lãnh đạo cần nhất là sự bình tĩnh và tính quyền biến.

c.1. Bình tĩnh : làm chủ được các hành động của mình, không bối rối, lo sợ, cuống quýt trước mọi tình huống thuận lợi hoặc bất lợi. Có những người tự bản tính rất bình tĩnh, có những người khác không được như vậy. Có thể tập luyện để càng ngày càng bình tĩnh hơn, nhất là trước một số hoàn cảnh nhất định nào đó, chẳng hạn như khi tiếp xúc với người lạ, hoặc đứng trước đám đông … Cần tạo cho mình lòng tự tin nhờ vào khả năng đích thực của mình (một người ca trưởng có học tập, có khả năng thì tự tin hơn người ca trưởng không được học hỏi).

c.2. Quyền biến : là biết ứng phó một cách linh hoạt trước các biến cố bất thường, chưa tiên liệu trước. Người lãnh đạo biết quyền biến sẽ quyết định nhanh chóng và sáng suốt điều gì cần làm tức thời, không thể trì hoãn lâu để suy nghĩ hay để hỏi ý kiến kẻ khác được. Trong giai đoạn thực hiện công việc, thì đức tính này cũng khá cần thiết cho người lãnh đạo, nhất là khi phải điều chỉnh kịp thời những bất trắc hoặc sai sót xảy ra.

3.3. Giai đoạn đúc kết :

Công việc nào, sau khi hoàn tất, cũng nên có đúc kết để rút kinh nghiệm : rút ra khuyết điểm để tránh, rút ra ưu điểm để phát triển thêm. Công việc đúc kết này có thể làm bằng nhiều cách.

- Nếu công việc nhỏ, chỉ cần bản thân người lãnh đạo tự đúc kết như một cuộc kiểm điểm việc làm của mình.

- Nếu công việc lớn hơn, liên quan đến tập thể nhiều hơn, ta nên tổ chức những buổi họp riêng các cộng sự viên, hoặc chung mọi người tham gia công việc, để đúc kết …

a. Các việc phải làm

a.1. Các cộng sự viên đánh giá về thành quả công việc.

a.2. Lắng nghe sự nhận định của những người khác, nếu có.

a.3. Người lãnh đạo đúc kết, một phần dựa trên ý chung, một phần dựa trên sự nhận định của chính bản thân mình. Với tư cách là người chịu trách nhiệm chung về công việc, người lãnh đạo phải có đủ yếu tố để lượng định xem : kết quả công việc ra sao ? Có đạt được mục đích đề ra hay không ? Đâu là ưu điểm ? Đâu là khuyết điểm ?

-. Thường người ta khó thấy ưu điểm hơn là khuyết điểm. Khuyết điểm dễ thổi phồng đối với những người không có thiện cảm với công việc của mình. Người lãnh đạo phải đủ sáng suốt và công tâm để nhìn ra vừa ưu điểm vừa khuyết điểm một cách trung thực.

-. Người lãnh đạo phải công minh khi khen thưởng, nhưng bao dung khi khuyến cáo, sửa sai. Nên tìm ưu điểm để khích lệ hơn là moi móc khuyết điểm để bêu xấu, hạ bệ.

a.4. Đề xuất cho tương lai : sau khi rút ưu khuyết điểm về công việc cũng như về tinh thần của các người thực hiện công việc, người lãnh đạo biết rút ra những kết luận thực tế để làm kinh nghiệm cho tương lai, nhất là đề ra hướng đi sắp tới của đoàn thể.

b. Khả năng trí tuệ của người lãnh đạo :

Giai đoạn đúc kết thường diễn ra vài ngày hoặc vài tuần sau khi hoàn thành. Trong thời gian đó, chính người lãnh đạo phải chuẩn bị cho buổi họp đúc kết chung. Do đó, người lãnh đạo cần có khả năng biết “nhìn lui” và “nhìn tới”.

b.1. Nhìn lui : là nhìn ngược lại quá khứ. Người lãnh đạo phải nhớ lại mục đích chủ yếu của công việc, nhớ lại được diễn tiến của các giai đoạn chuẩn bị cũng như giai đoạn thực hiện, để qua đó nhận ra được những cái chính yếu, những gì đáng nói, đáng đề cao, đáng khích lệ, nên khuyến cáo, nên sửa sai … trong bản đúc kết của mình. Không được bỏ sót những ưu điểm cũng như khuyết điểm quan trọng … Người có khả năng biết nhìn lui, là người không những có trí nhớ tốt, mà còn biết rút ra những bài học từ những biến cố đã qua.

b.2. Nhìn tới : là nhìn lên phía trước, nhìn về tương lai. Người lãnh đạo biết nhìn tới, là người có khả năng, từ thực tế hiện tại, đề xuất ra được hướng đi phù hợp cho tương lai, có khả năng biến thất bại trong quá khứ ra thành công trong tương lai. “Thất bại là mẹ thành công”, hoặc dù “không thành công, thì cũng thành nhân”, như lời của ông Nguyễn Thái Học đã nói.

c. Đức tính của người lãnh đạo :

Trong giai đoạn đúc kết, ngoài tính khiêm tốn cần thiết cho mọi giai đoạn, ngoài tính công minh và bao dung cần thiết cho việc lượng định, đánh giá các thành quả công việc của người dưới quyền, như đã nói ở trên, thì người lãnh đạo còn cần có tính thực tế và tính lạc quan.

c.1. Tính thực tế hay óc thực tế, là nhìn nhận sự việc một cách khách quan, với cái hay cũng như cái dở trong đó, và nhất là tỏ ra thiết thực trong các hoạt động của mình, không ảo tưởng, xa vời … Không thổi phồng cái hay, không ém nhẹm cái dở, mà trái lại biết chấp nhận thực tại một cách bình tĩnh, và hành động một cách phù hợp với thực tại đó. Người lãnh đạo thực tế không để những lời khen, lời tâng bốc làm quên đi những khuyết điểm của công việc mình, và cũng không để những lời chê bai, gièm pha phủ lấp những ưu điểm của công việc, từ đó có được một thái độ phù hợp với “thực tế”.

c.2. Tính lạc quan : là nhìn sự việc dưới khía cạnh tích cực, tốt đẹp của nó, do thái độ tin tưởng con người có thể cải tiến trong tương lai. Người lạc quan không bao giờ thất vọng, vì trong mọi việc, mọi người, dù có dở tới đâu thì vẫn tìm thấy được những cái hay, cái tích cực, và trên cơ sở những cái hay, cái tích cực đó, người lãnh đạo thực tế và lạc quan có thể xây dựng những kế hoạch cho tương lai. Chính tính lạc quan sẽ đem lại niềm an ủi và niềm vui cho bản thân người lãnh đạo, cũng như cho mọi người làm việc với mình. Nó khích lệ mọi người cải tiến bản thân, cải tiến công việc cho tốt đẹp hơn trong tương lai.

* * * * *

Tóm lại, người ca trưởng cần học để biết tổ chức công việc trong lãnh vực chuyên môn (âm nhạc), cũng như trong lãnh vực hành chánh. Nhưng phải lưu tâm đến các điểm sau :

1. Không phải ai cũng có đầy đủ ngay tất cả các khả năng trí tuệ cũng như tất cả các đức tính cần thiết như vừa nêu trên. Có những người tự nhiên có khả năng lãnh đạo hơn những người khác ; có những người phải học tập nhiều để thủ đắc được phần nào một số khả năng và đức tính cần thiết. Vì thế, cần phải khiêm tốn nhận ra chỗ non kém của mình, để biết hỏi han, nhờ cậy người khác có khả năng hơn chia sẻ trách nhiệm với mình.

2. Người lãnh đạo tốt là người có khả năng đào tạo thêm những con người tốt, biết làm việc chung với nhau trong tinh thần trách nhiệm và tôn trọng lẫn nhau, và nhất là đào tạo thêm được một số người có thể thay thế mình, tiếp tục công việc của mình. Do đó, đừng ngại giao công việc để cho họ tập lãnh trách nhiệm. Nhất là lưu tâm đến con người hơn là đến công việc, khi hoàn cảnh cho phép : Người lãnh đạo nào nhờ con người để đạt được công việc thì tuy sẽ có thể được việc trong hiện tại, nhưng sẽ mất lòng người trong dài hạn. Còn người lãnh đạo nào, thông qua công việc, biết lưu tâm, chăm sóc, huấn luyện con người, thì sẽ được việc dài hạn và được cả lòng người về lâu về dài :

4. CÁC CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Ca trưởng cần biết làm những gì trong khâu tổ chức chuyên môn cho một ca đòan ?

2. Con số ca viên trong từng bè như thế nào ? Xếp chỗ ra sao ?

3. Huấn luyện cho ca viên những gì ? Cần thiết ra sao ?

4. Uy tín của ca trưởng do đâu mà có ?

5. Tổ chức hành chánh là gì ? Để làm gì ?

6. Các nhóm Phụng vụ, Sinh hoạt, Tông đồ, Âm thanh nhạc cụ làm những việc gì ?

7. Các việc cần làm trong giai đoạn chuẩn bị ?

8. Khả năng trí tuệ và đức tính của lãnh đạo trong giai đoạn chuẩn bị ?

9. Giai đoạn thực hiện, cần làm gì ? Cần đức tính nào ?

10. Giai đoạn đúc kết nên làm gì ?

11. Khả năng trí tuệ và đức tính cần cho người lãnh đạo trong giai đoạn này ?

12. Thế nào là người lãnh đạo tốt ?

13. So sánh hiệu quả của hai lối lãnh đạo độc đoán và lãnh đạo dân chủ ? Bạn nghĩ nên theo cách nào ?